Tuesday 02 September 2014

Friday Five: Administración de proyectos digitales

Originalmente publicado en Edelman Digital

Cualquiera que haya trabajado conmigo por más de, digamos, cinco minutos, sabe que tengo un enfoque casi fanático de dos áreas del proceso Digital y la administración de proyectos: Tiempo, y dinero. Es por eso que me gustaría compartir algunas cosas sobre nuestros procesos de Digital y metodología general de administración de proyectos, que, con un poco de suerte, los iluminará en todo lo que hacemos, cómo lo hacemos y qué necesitamos para hacerlo bien.

1. Procesos siempre cambiantes

Nosotros revisamos regularmente nuestros procesos, para ver de qué manera pueden ser modificados y mejorados para cumplir con las expectativas de las tecnologías siempre cambiantes, las plataformas y ofertas para proveer la mejor y más eficiente manera de mover un proyecto a través de nuestro departamento. Eso incluye el planning y descubrimiento mediante pruebas y lanzamientos. Usar templates para estimativas y agendas asegura que tengamos en cuenta las necesidades crecientes de la administración de cuentas, creatividad, administración de proyectos y tiempo de desarrollo y recursos requeridos para un proyecto digital bien hecho. Ni bien la tecnología siga evolucionando, lo mismo debe pasar con nuestros procesos.

2. Consistencia, eficiencia y efectividad

Creamos un Mapa de procesos de Edelman Digital, que refleja los requerimientos de personal en nuestro template de estimaciones y cumple nuestras metas estándar de agenda. Cada organización debería tener algo que cumpla sus necesidades similar a esto. La estandarización de los documentos, y la unificación de la comunicación y optimización de nuestra escalada a completar un proyecto toman su lugar en la cola que se arma en el Mapa de procesos digitales. Consecuentemente, podemos asegurarnos que la metodología del proceso será consistente todas las veces, sin tener en cuenta las necesidades específicas de las cuentas o el tipo de proyecto.

3. La rigidez es contraproducente para una administración de proyectos efectiva

Contrario a lo que la mayoría de la gente cree de los procesos, y a lo que el párrafo anterior pueda significar, los procesos deben ser flexibles para poder ser efectivos. Los Digital Project Managers deben ser ágiles cuando manejan las diferentes fases de un proceso hasta su finalización. Nos aseguramos que los project managers son capaces de realizar decisiones tanto planeadas como en el momento, preocupándose por el proceso para mantener un resultado efectivo, eficiente y consistente para sus respectivos proyectos. El proceso digital no es simplemente una lista de pasos para ser tachados. Una de las cosas más importantes incorporadas en nuestro Mapa de Proyectos Digital no puede ser vista – es la habilidad de nuestros digital project managers de ser lo más ágiles posibles, al mismo tiempo proveyendo la estructura necesaria que apoya las mejores decisiones sobre cuál es la mejor manera de completar un proyecto.

4. Educadores y diplomáticos

Sumado a mantenerle la vista a las agendas y presupuestos, los project managers tienen que cumplir el rol de educadores y diplomáticos. En nuestra disciplina, la tecnología se encuentra siempre en evolución, y puede rápidamente cambiar las maneras en que se hacen las cosas. Los Digital project managers deben mantenerse al día con las últimas tecnologías, plataformas y técnicas de desarrollo, y deben poder educar a nuestros clientes y, ocasionalmente, incluso a nuestro propio personal sobre qué es (o no es) posible con un presupuesto ajustado o lapso de tiempo. Todo esto, ¡con una sonrisa en la cara! Sus tareas involucran responder a consultas de manera rápida confiable y asertiva, pero sin dejar de informar delicadamente a los clientes y/o colegas qué es realista. Esto requiere un determinado nivel de diplomacia. El trabajo de un digital project manager no se detiene en una respuesta de “Sí” o “No” a cualquier consulta. En vez de eso, ofrece solucciones de producción y desarrollo, en un foco basado en (como ya adivinaron) el tiempo y dinero disponible.

5. Mejoras contínuas

En adición a todo lo demás, los digital project managers supervisan los equipos involucrados en un proyecto, para asegurar mejoras contínuas al nivel inicial, mediante desarrollo y en última instancia implementación. Se aseguran que sus equipos tengan recursos apropiados y adecuados para poder ver un proyecto exitosamente de principio a fin. La administración de proyectos digitales y de staff técnico, contínuamente experimentan y fuerzan los límites de la innovación y colaboración para llegar a estos goles y contínuamente mejorar su trabajo. Se los incentiva para que investiguen, recomienden e implementen las metodologías, herramientas y recursos que vean convenientes, y que mejoren la manera en que los proyectos digitales son completados, mientras también evoluciona el proceso en su totalidad.

El artículo de  Inside CRM, The Manager’s Cheat Sheet: 101 Common-Sense Rules for Leaders“, ofrece una lista de tips para seguir todos los días. Los ayudará a trabajar mejor con su equipo, o a ser un mejor supervisor. ¿Cuáles son las guías que siguen con sus equipos de project management para mantener todo dentro del presupuesto y a tiempo?

Michael Siverling
Edelman Digital, Chicago

Traducido y adaptado por
Elias D. Lopez | @eliaz
Edelman Digital, Buenos Aires

Sobre el autor

Presente en el país desde 1997, Edelman asesora a clientes de diferentes sectores productivos de la economía nacional, tanto multinacionales como locales. Con un equipo de más de 45 profesionales, está abocada a brindar servicios de comunicación y marketing que aporten valor agregado al negocio.

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